Trong những năm gần đây, văn phòng ảo không còn quá xa lạ với người Việt Nam. Thế nhưng ít ai hiểu rõ được thật sự văn phòng ảo là gì và mục đích để sử dụng văn phòng ảo là gì. Vì vậy bài viết này, Useful sẽ mang đến cho mọi người những nhận xét chân thật, khách quan và những kiến thức giúp ích cho nhiều công ty / doanh nghiệp.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….
Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.
Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/ tư nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Xem thêm: So sánh văn phòng trọ gói và văn phòng ảo
Ưu điểm của văn phòng ảo
Dịch vụ văn phòng ảo là loại hình văn phòng thông minh nhất hiện nay. Chỉ với diện tích nhỏ nhưng lại mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích và tạo điều kiện thuận lợi cho công ty khởi nghiệp thành công. Dưới đây là một số ưu điểm mà văn phòng ảo có được như một văn phòng truyền thống nhưng tiết kiệm chi phí đáng kể:
- Tiết kiệm chi phí: Đây là ưu điểm được nhiều công ty cân nhắc khi quyết định đi thuê văn phòng ảo giá rẻ. Cũng bởi khi thuê văn phòng ảo, bạn sẽ không phải bỏ ra một số tiền quá lớn để đầu tư cho cơ sở vật chất văn phòng.
- Một địa chỉ đẹp để đăng ký kinh doanh.
- Bạn có một một bộ phận tiếp tân đại diện tại văn phòng để tiếp và trả lời khách hàng.
- Bạn được sử dụng tất cả cơ sở vật chất khi thuê văn phòng ảo giá rẻ như: Bàn ghế, phòng họp, phòng tiếp khách, phòng giám đốc, wifi, máy lạnh, nước uống..
- Bạn có thể thuê văn phòng ảo tại một vị trí tốt. Và tất nhiên chi phí của nó rẻ hơn rất nhiều so với việc bạn thuê nguyên một văn phòng theo cách truyền thống.
- Bạn có thể thuê nhiều văn phòng ảo ở các vị trí khác nhau để tạo điều kiện đến gần với khách hàng hơn.
Nhược điểm của văn phòng ảo
Văn phòng ảo mang lại cho doanh nghiệp nhiều ưu điểm như thế nhưng vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như sau:
- Văn phòng ảo bạn thuê có thể không đạt được những tiêu chí mà bạn đặt ra từ trước.
- Nội thất trong văn phòng không đáp ứng đủ yêu cầu bạn đặt ra.
- Mất thời gian chuyển thông tin về trụ sở chính của công ty nên việc xử lý các vấn đề từ khách hàng có độ trễ nhất định. Việc sử dụng cơ sở vật chất chung sẽ mang lại cho một số bất tiện.
Tuy nhiên so với những lợi ích tiết kiệm tối đa chi phí vượt trội ở trên thì những nhược điểm này không có gì đáng nói nhiều.
Đối tượng nào thuê văn phòng ảo?
Mô hình Văn phòng ảo có thể phù hợp cho nhiều đối tượng khác nhau:
- Các công ty vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí
- Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp.
- Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án
- Các công ty lớn muốn có thêm chi nhánh có thể thuê để đặt địa chỉ kinh doanh.
- Các công ty nước ngoài muốn thuê để làm văn phòng đại điện
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.
Lưu ý khi sử dụng văn phòng ảo
Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng nên việc bạn chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Tốt nhất bạn nên tìm đến các công ty lâu năm và là thương hiệu top 1 thị trường văn phòng ảo.
Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu bạn không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.
Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.
Nếu bạn đang mong muốn phát triển công việc kinh doanh của mình và cần một văn phòng để ký hợp đồng, tư vấn, giao dịch với khách hàng quả thật là một lựa chọn tuyệt vời.