Văn phòng trọn gói và văn phòng ảo được xem như hai giải pháp đáp ứng được tính chất linh động của văn phòng với chi phí tiết kiệm rất nhiều cho một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, freelancer, Startup,.. vậy nên, văn phòng trọ gói và văn phòng ảo khác nhau như thế nào?
Điều cần biết về văn phòng ảo và văn phòng trọn gói
Khi tính chất các công việc hiện nay dần không còn bị phụ thuộc vào những thiết bị hoặc không gian cố định, thì các doanh nghiệp cũng cho phép nhân viên của mình làm việc linh hoạt.
Ở giai đoạn hiện tại, không gian văn phòng cũng đang được thay đổi để phù hợp với phong cách làm việc mới. Thế nhưng, tiền thuê văn phòng và các khoản chi phí liên quan thường là một trong những khoản đầu tư định kỳ lớn nhất đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp.
Vì vậy, văn phòng trọn gói và văn phòng ảo được xem như hai giải pháp đáp ứng được tính chất linh động của văn phòng với chi phí tiết kiệm rất nhiều lần. Tùy vào nhu cầu và ngân sách của mỗi doanh nghiệp, một trong hai loại hình trên sẽ đáp ứng và giải quyết được rào cản về chi phí gần như tối ưu.
Xem thêm:
Văn phòng trọ gói và văn phòng ảo khác nhau như thế nào?
| VĂN PHÒNG TRỌN GÓI | VĂN PHÒNG ẢO | |
| ĐIỂM CHUNG | – Được sử dụng địa chỉ văn phòng đã thuê để đăng ký Giấy phép kinh doanh, giao dịch. – Miễn phí điện chiếu sáng, điện lạnh, nước, wifi khi sử dụng văn phòng. – Được trang bị sẵn các thiết bị văn phòng: máy in, photocopier, scanner, máy lạnh, máy chiếu, máy nước lọc… – Có sẵn các không gian để tiếp khách, phòng họp để sử dụng. – Luôn có nhân viên lễ tân để tiếp nhận thông tin, thư từ cho công ty; đồng thời là người hỗ trợ các phản hồi, giải quyết vấn đề được báo từ công ty thuê văn phòng. – Đội ngũ nhân sự bao gồm trong dịch vụ thuê hai loại hình văn phòng này thường có: bảo vệ, tạp vụ, nhân viên I.T, kỹ thuật. – Văn phòng cho thuê thường được đặt trên những tòa nhà lớn, có sẵn tiện ích như hầm xe, thang máy, camera… | |
| ĐIỂM KHÁC BIỆT | (thể hiện chi tiết theo từng phần như bên dưới) | |
| Dịch vụ cung cấp | Văn phòng trọn gói cung cấp phòng làm việc, trang bị sẵn sàng: – Bàn, ghế, tủ; – Hệ thống chiếu sáng, điện lạnh, wifi… Để nhân sự đến làm việc hàng ngày. | Văn phòng ảo không cung cấp phòng làm việc tại địa chỉ thuê, chỉ cung cấp địa chỉ và các tiện ích: – Số điện thoại và số fax; – Khu vực lớn, phòng riêng để tiếp khách, họp nội bộ; – Nhân sự lễ tân như một ‘trợ lý’ tại địa chỉ, tiếp nhận thông tin và thư từ. |
| Vị trí làm việc | Với phòng làm việc đặt cố định tại điểm thuê, các nhân sự tại đây gần như phải di chuyển đi – về hàng ngày. Và làm việc tại không gian cố định trong suốt giờ hoạt động của công ty. | Với văn phòng ảo, các nhân sự có thể được làm việc ở bất kỳ đâu kể cả ở nước ngoài – miễn được kết nối internet. |
| Trang thiết bị | Được cung cấp sẵn các thiết bị văn phòng, đáp ứng trên mức cơ bản để hỗ trợ công ty hoạt động. Công ty được sử dụng miễn phí, hoặc được cấp một định mức dùng nhất định kèm theo gói thuê của mình. | Tuy được cung cấp các thiết bị văn phòng tương đương ở các khu vực làm việc và tiếp khách chung, nhưng hầu hết các công ty sử dụng dịch vụ văn phòng ảo không phát sinh nhu cầu sử dụng lớn (do không trực tiếp làm việc lại văn phòng). Các nhân sự chỉ dùng ở mức cơ bản như máy lạnh, wifi, máy chiếu. |
| Tương tác trực tiếp với VP | Bởi có phòng làm việc riêng, nhân viên của công ty cùng nhau làm việc mỗi ngày, chủ động trong việc tiếp khách hoặc thông tin đến văn phòng. | Với tính chất làm việc linh động, nhân sự của công ty sẽ không thường xuyên có mặt tại văn phòng, trừ khi tham gia các buổi họp, phỏng vấn… hoặc nhận thư của công ty tại đây. |
| Chi phí | Tất nhiên, việc sở hữu một phòng làm việc vật lý sẽ mất khoản phí đầu tư lớn hơn. Tuy nhiên, loại hình văn phòng trọn gói này đã có sẵn mọi thứ để cung cấp cho công ty “từ trong ra ngoài”, các nhân sự chỉ cần mang laptop và đồ dùng cá nhân vào là có thể bắt tay vào làm việc. Việc này sẽ giúp tiết kiệm nguồn lực ban đầu như nội thất, bố trí, thuê thiết kế, nhân công… để có được văn phòng hoàn chỉnh. | Văn phòng ảo lại là giải pháp tối ưu hơn, nếu công ty không cần làm việc trực tiếp tại văn phòng đang thuê. Không cần một văn phòng vật lý, vậy nên công ty không phải chi trả cho điều này. Mặc khác, chi phí mà công ty cần thanh toán là để duy trì một văn phòng tiếp nhận thông tin, có nhân sự hành chính (lễ tân), và sẵn sàng phòng họp tinh tươm để công ty đón khách. |
Tóm lại, nếu bạn đang có kế hoạch chiến lược để đi vào hoạt động một công ty mới, hoặc đang tìm kiếm giải pháp thay thế văn phòng hiệu quả về chi phí, bạn có hai lựa chọn trước mắt. Mặc dù mỗi lựa chọn đều có những lợi ích riêng biệt, nhưng tất nhiên sẽ có một loại hình phù hợp nhất với công ty bạn hơn ở thời điểm hiện tại.