Thuê máy in hay mua máy mới tốt hơn

Không chỉ là một thiết bị quan trọng của doanh nghiệp, máy in còn là trợ thủ đắc lực cho các công việc văn phòng.Các doanh nghiệp vẫn còn rất phân vân không biết nên lựa chọn thuê máy in hay mua máy mới để mang lại lợi ích lớn nhất. Bài phân tích dưới đây là những lợi ích và những điểm cần lưu ý của cả 2 hình thức để bạn có thể kham khảo và đưa ra quyết định thích hợp nhất cho mình.

Lợi ích của việc thuê máy in

Thuê máy in giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư máy ban đầu. Các loại máy in dùng trong văn phòng thường có giá thành khá cao, hơn nữa chi phí in ấn gồm mực in và giấy in mới chính là phần chiếm nhiều nhất trong suốt quá trình sử dụng máy in. Do vậy, việc tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu sẽ rất có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp.

Có thể đổi sang máy in có công suất lớn hơn hay nhiều tính năng hơn nếu như khối lượng in ấn của bạn ngày càng tăng và chiếc máy in hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu.

Bạn không cần phải là chuyên gia máy in mới có thể sử dụng được máy. Vì nếu bạn sử dụng các dịch vụ thuê máy in trọn gói, tùy vào các điều khoản và gói thuê mà bạn chọn, chúng sẽ gồm cả các phần như: thay mực, bảo dưỡng máy định kỳ hay sửa chữa máy khi gặp trục trặc. Bạn chỉ việc sử dụng máy in, các công việc còn lại đều do bên cho thuê đảm nhiệm, giúp công việc của bạn nhẹ nhàng và suôn sẻ hơn.

Ngoài ra, khi sử dụng các dịch vụ cho thuê máy in, bạn cũng sẽ được tư vấn về các dòng máy thích hợp, các đơn vị cho thuê cũng sẽ hỗ trợ lắp đặt, đồng bộ các máy in trong văn phòng với nhau hoặc có thể lên kế hoạch sử dụng máy in hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, các nhân viên cũng sẽ được training để có thể sử dụng máy in một cách đồng bộ nhất.

Một số lưu ý khi thuê máy in

Bên cạnh những lợi ích nêu ở trên, thì khi thuê máy in bạn cũng nên chú ý đến một số thứ như: chất lượng của dịch vụ cho thuê, các điều khoản thuê và các gói thuê máy in phù hợp với mục tiêu công việc.

Việc lựa chọn một đơn vị cho thuê máy in uy tín là điều hết sức quan trọng, bởi đây gần như sẽ quyết định đến quá trình sử dụng máy in của bạn có mang lại hiệu quả hay không. PrintLogic là đơn vị như thế, chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực in ấn, các dòng máy in cho thuê đều là máy nhập khẩu và có chất lượng tốt đến 99%.

Các hợp đồng và điều khoản thuê máy in cũng quan trọng không kém, bạn nên tham khảo thật kỹ các điều khoản trong hợp đồng để có thể điều chỉnh và đàm phán với bên thuê về những khoản chưa ưng ý để có thể đạt được kết quả tốt nhất trước khi đặt bút ký.

Gói thuê máy in cũng vậy, nếu bạn ký kết một gói thuê máy in dài hạn, trong khi bất ngờ nhu cầu in ấn của doanh nghiệp tăng lên và chiếc máy bạn thuê không đáp ứng được thì sẽ rất khó để đổi sang dòng máy khác. Vì thế, bạn nên xác định và dự trù rõ ràng kế hoạch sử dụng máy in, hoặc lựa chọn những đơn vị cho thuê máy in có những hợp đồng thuê linh hoạt cũng là một lựa chọn không tồi.

Lợi ích của việc mua máy in mới

Có rất nhiều ý kiến cho rằng việc mua máy in mới sẽ tiết kiệm hơn nhiều so với thuê máy in. Điều này sẽ không hoàn toàn đúng, đặc biệt đối với các trường hợp bạn mua nhầm dòng máy in không phù hợp dẫn đến lãng phí.

Sở hữu một chiếc máy in mới thì đương nhiên bạn sẽ không bị ràng buộc bởi các hợp đồng thuê máy, giúp bạn làm chủ hoàn toàn thiết bị và có thể bán đi khi không cần thiết.

Nhược điểm của việc mua máy in

Chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra ban đầu để sở hữu một chiếc máy in chắc chắn sẽ cao hơn khi thuê máy in

Một bất cập nữa đó chính là bạn sẽ phải đầu tư thêm một chiếc máy mới nếu như chiếc máy in bạn mua có công suất quá nhỏ hoặc thiếu thốn các chức năng khác.

Đối với các doanh nghiệp ít nhân sự, sẽ khá khó khăn trong việc sửa chữa và bảo dưỡng máy in khi gặp sự cố, vì khi mua máy gần như chính bạn sẽ đảm nhiệm mọi thứ liên quan đến việc sử dụng máy in. Ngoài ra, chi phí để sửa chữa và thay thế linh kiện trong trường hợp máy in hỏng cũng sẽ không hề rẻ và mất nhiều thời gian, gây gián đoạn đáng kể đến công việc.

Đối với những doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh, việc trang bị đồng bộ các máy in cho các chi nhánh là điều đương nhiên. Tuy nhiên, việc này sẽ phát sinh ra các khoản chi phí chênh lệch nhau nếu như máy in hỏng giữa các chi nhánh, gây khó khăn trong vấn đề tính toán và dự trù kinh phí in ấn.

Dịch vụ cho thuê máy in chuyên nghiệp

Trên đây, PrintLogic vừa gửi đến bạn những ưu và nhược điểm giữa việc thuê máy in và mua máy mới. Hy vọng rằng, qua bài viết dưới đây, bạn có thể kham khảo và đưa ra được quyết định đúng đắn nhất. Nếu vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến máy in và dịch vụ cho thuê máy in bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

PrintLogic là đơn vị cho thuê máy in với giá cạnh tranh nhất khu vực Tp.HCM, Bình Dương, Đồng Nai…Chúng tôi cung cấp các giải pháp in ấn và các dòng máy in đa dạng về mẫu mã như: máy in màu, máy in đa năng, máy in laser…

Đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề sẽ hỗ trợ bạn lắp đặt, hướng dẫn sử dụng cũng như sửa chữa, bảo dưỡng ngay khi chiếc máy của bạn có vấn đề, không làm gián đoạn công việc của bạn.