Những lưu ý khi thuê máy in cho văn phòng

Để hỗ trợ được khối công việc in ấn khổng lổ mỗi tháng, các doanh nghiệp lựa chọn thuê máy in bởi nhiều lợi ích khác nhau. Tuy nhiên, thuê máy in cho văn phòng cần xem xét đến nhiều vấn đề để đem lại hiểu quả tốt nhất. PrintLogic gửi đến bạn một số lưu ý để có được sự lựa chọn tốt nhất cho văn phòng của mình.

Loại máy in được cho thuê có chất lượng tốt không

Chất lượng của máy in cho thuê sẽ được xác định bởi nhiều yếu tố như: nguồn gốc xuất xứ, máy in mới hay đã xuống cấp nhiều, máy in có các tính năng hiện đại không…

Trên thị trường cho thuê máy in ngày nay có vô vàn thương hiệu máy in, một số thương hiệu lớn có thể kể đến như: HP, Brother, Epson hay Canon…đa số đều được nhập khẩu từ nước ngoài và mỗi hãng máy in sẽ có những công nghệ thế mạnh của riêng mình.

Khi thuê máy in, bạn sẽ khá khó khăn để lựa chọn cho mình đúng loại máy in chất lượng. Do đó, bên cạnh tìm hiểu trước một số thương hiệu máy in, bạn có thể nhờ các nhân viên tư vấn hoặc đi cùng những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực máy in để có lựa chọn chính xác hơn.

Máy in cho thuê có thiết kế nhỏ gọn, đẹp mắt cũng là một ưu điểm lớn khi bạn đặt chúng trong không gian làm việc sẽ giúp tăng tính thẩm mỹ trong văn phòng, cũng như khi có nhu cầu di chuyển máy in cũng dễ dàng hơn.

Một số tính năng quan trọng bạn cũng nên cân nhắc, đây là những tính năng hiện đại cần có trên những loại máy in sử dụng trong văn phòng như: kết nối không dây, in 2 mặt tự động, không kén giấy in, có các chế độ ngủ tiết kiệm điện…

Kiểm soát chi phí trang in khi thuê máy in cho văn phòng

Chi phí trang in chính là yếu tố ảnh hưởng rất nhiều đến tổng kinh phí sử dụng máy in của bạn. Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp lớn có khối lượng trang in lên đến hàng trăm hàng nghìn bản in mỗi tháng thì đây là vấn đề bạn càng nên quan tâm.

Công thức đơn giản để có thể ước lượng chi phí trang in bạn có thể tham khảo: Chi phí 1 hộp mực / số lượng trang có thể in. Các yếu tố có thể ảnh hưởng it nhiều đến công thức này như: font chữ bạn sử dụng, mật độ ký tự, in màu hay in trắng đen, in 1 mặt hay 2 mặt…

Khi đã nắm được chi phí trang in rồi, bạn có thể đưa ra được kế hoạch sử dụng máy in sao cho vừa hiệu quả vừa tiết kiệm được chi phí sử dụng.

Loại mực phù hợp với máy in mà bạn thuê

Các hãng sản xuất máy in thường khuyến cáo người dùng sử dụng những loại mực in chính hãng để mang lại chất lượng bản in tốt nhất. Điều này đúng, tuy nhiên nhược điểm duy nhất chính là giá thành của mực chính hãng rất cao và nó ảnh hưởng nhiều đến kinh phí sử dụng máy in của bạn.

Nếu sử dụng những loại mực giá rẻ kém chất lượng, nhiều khả năng máy in sẽ không hoạt động được hoặc nghiêm trọng hơn là sẽ bị hỏng, khi đó chi phí sửa chữa sẽ rất tốn kém. Hộp mực tương thích là một lựa chọn tiết kiệm và được nhiều người lựa chọn, tuy nhiên bạn nên cần tìm hiểu kỹ trước khi sử dụng để đảm bảo không xảy ra những hư hỏng đáng tiếc nào.

Kiểm tra kỹ hợp đồng thuê máy in

Có rất nhiều đơn vị cho thuê máy in, mỗi đơn vị sẽ có những chính sách và chất lượng máy in tại những nơi này là không giống nhau. Lời khuyên là bạn nên tìm hiểu và xem kỹ hợp đồng trước khi quyết định thuê. Một số điều cần lưu ý trong hợp đồng thuê máy in mà bạn nên quan tâm để thuê được thiết bị với những chính sách đảm bảo quyền lợi tốt nhất như: gói thuê máy in loại gì (trọn gói hay không), thời hạn thuê máy in, chính sách đổi trả của đơn vị cho thuê máy in.

Các gói thuê máy in

Có khá nhiều điều khoản ràng buộc trong một hợp đồng thuê máy in mà nếu không chú ý bạn sẽ mất quyền lợi khá nhiều, trong đó là loại gói thuê máy in.

Bạn nên xem kỹ gói thuê bạn chọn là thuê máy in trọn gói hay không. Thông thường sự khác biệt giữa thuê máy in trọn gói với những loại gói thuê khác chính là chính sách chăm sóc khách hàng sau khi ký hợp đồng.

Khi thuê máy in trọn gói, đơn vị cho thuê máy in sẽ miễn phí hoàn toàn cho bạn các chi phí như: bảo dưỡng, thay mực, sữa chữa…mặc dù giá thành của gói thuê này sẽ cao hơn nhưng vê lâu dài bạn doanh nghiệp sẽ nhận được lợi ích lớn hơn.

Thời hạn cho thuê máy in

Các gói thuê máy in đa dạng là một ưu điểm lớn của một dịch vụ cho thuê máy in tốt, đồng thời điều này cũng đặc biệt có lợi cho khách hàng.

Bạn nên xem xét kỹ các gói thuê phù hợp với mục tiêu sử dụng máy in của doanh nghiệp mình. Nếu vướng mắc với các hợp đồng dài hạn nhưng thực tế bạn chỉ sử dụng máy in ngắn hạn thì sẽ rất lãng phí.

Chính sách đổi trả khi thuê máy in

Chính sách đổi trả khi thuê máy in cũng là vấn đề cần quan tâm trong hợp đồng cho thuê máy in. Điều này sẽ đặc biệt có lợi nếu như chiếc máy in đang thuê không đáp ứng được nhu cầu sử dụng và bạn có thể đổi sang dòng máy in khác phù hợp hơn.

Lợi ích lớn nhất của điều khoản này chính là việc bạn có thể thường xuyên sử dụng các dòng máy đời cao, phù hợp nhất với yêu cầu công việc.

Đặc biệt, khi bạn thuê máy in tại các đơn vị chuyên nghiệp như PrintLogic, đối với những khách hàng mới chưa có kinh nghiệm về lựa chọn máy in sẽ được hỗ trợ với gói dùng thử máy in miễn phí. Khách hàng sẽ có thời gian trải nghiệm sản phẩm trước khi quyết định ký hợp đồng thuê.