Văn phòng ảo là giải pháp cho địa điểm để làm đăng ký kinh doanh, thành lập doanh nghiệp, làm văn phòng đại diện, văn phòng giao dịch, nơi nhận bưu thư – bưu phẩm. Văn phòng ảo này cung cấp cho bạn một địa chỉ trang trọng và chuyên nghiệp để làm việc và tiếp đón đối tác, khách hàng với đầy đủ tiện ích như điện thoại, máy fax, internet, máy in,…
Tuy nhiên, để chi phí thuê văn phòng ảo được ghi nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế, hợp thức hóa địa chỉ để làm đăng ký kinh doanh, đồng thời để bên thuê và bên cho thuê làm việc khoa học, chuyên nghiệp, rõ ràng, tránh những rủi ro và tranh chấp về sau, bạn cần có hợp đồng thuê văn phòng ảo.
Thế nào là hợp đồng cho thuê văn phòng ảo đúng chuẩn?
Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo đúng và chuẩn là biên bản quan trọng trong việc xác nhận và cơ sở để thanh toán chi phí thuê văn phòng. Hợp đồng để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê văn phòng. Các doanh nghiệp trước khi ký kết thuê văn phòng cần lưu ý các điểm sau:
Các hình thức hợp đồng thuê văn phòng ảo
Hợp đồng là hình thức cam kết chặt chẽ giữa hai bên, để đi đến thỏa thuận cuối cùng. Bạn có thể hiểu đơn giản, khi chúng ta mua rau ngoài chợ cũng là hợp đồng mua bán. Hay thậm trí, một cuộc điện thoại cũng có thể tạo dựng nên một hợp đồng. Hợp đồng có đủ loại từ đơn giản, vắn tắt đến phức tạp cả trăm trang giấy.
Chính vì vậy, hợp đồng có thể được thiết lập với nhiều hình thức khác nhau: qua mua bán trao đổi, qua điện thoại, email… Tuy nhiên, hình thức thuê văn phòng ảo chủ yếu sử dụng hợp đồng với hình thức giấy tờ hợp pháp.
Xây dựng mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo
Sau quá trình thỏa thuận kỹ càng, hai bên sẽ xác lập và đưa đến ký kết bản hợp đồng thuê văn phòng ảo. Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo bao gồm đầy đủ các yếu tố đi kèm như:
Cả hai bên chấp nhận, thống nhất về mặt lý trí đưa ra quyết định thuê văn phòng. Mọi ý kiến, nguyện vọng được ghi chép thống nhất giữa các bên liên quan về: giá, số lượng, chất lượng, phương thức thanh toán…
Năng lực hành vi dân sự của của bên cho thuê và bên thuê phải đảm bảo đúng quy định. Một cá nhân có thể thiết lập với cá nhân hoặc tổ chức và ngược lại.
Các điều khoản trong hợp đồng phải rõ ràng, rành mạch. Thể hiện rõ nghĩa vụ, quyền hạn của hai bên. Mọi nhiệm vụ chuyển giao hàng hóa, vật chất, tiền bạc… cứ thực hiện theo đúng thỏa thuận.
Địa điểm và diện tích cho thuê văn phòng ảo
Điểm đáng lưu ý trong mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo là diện tích thuê văn phòng chính xác là bao nhiêu. Các văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Diện tích văn phòng bạn phải trả tiền thuê cụ thể sẽ dựa vào diện tích thuê được đo theo phương pháp sau:
- Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
- Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
- Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo:
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo
HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHỎNG ẢO
Số: ……. /HĐDV-Tencongty
- Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015;
- Căn cứ Luật Thương mại hợp nhất năm 2019;
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014;
- Căn cứ thỏa thuận giữa các bên
Hôm nay, ngày … tháng … năm ….. tại trụ sở công ty XYZ, các bên gồm có:
BÊN A: CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
- Địa chỉ : …
- Mã số thuế : …
- Đại diện : Ông/bà … Chức vụ : Giám đốc
- Điện thoại : … Fax : …
- Tài khoản : …
BÊN B: CÔNG TY TNHH XYZ
- Địa chỉ : …
- Mã số thuế : …
- Đại diện : Ông/bà … Chức vụ : Giám đốc
- Điện thoại : … Fax : …
- Tài khoản : …
Sau khi bàn bạc, hai bên đã thỏa thuận và thống nhất ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo số …/HĐDV-tencongty với nội dung như sau:
ĐIỀU 1. NỘI DUNG DỊCH VỤ CUNG CẤP
Xét thấy Bên A có nhu cầu tìm địa điểm đặt trụ sở kinh doanh, Bên B cung cấp dich vụ cho thuê văn phòng ảo, Bên A đồng ý sử dụng dịch vụ và Bên B đồng ý cung cấp dịch vụ thuê văn phòng ảo theo các thỏa thuận trong hợp đồng này, với thông tin về văn phòng như sau:
- Địa chỉ văn phòng :
- Điện tích văn phòng :
ĐIỀU 2. THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
2.1. Thời hạn hợp đồng:
Thời hạn thuê văn phòng là … năm, bắt đầu từ ngày ….
Bên A có thể gia hạn hợp đồng khi hợp đồng chuẩn bị hết hạn, nhưng phải báo trước cho Bên B ít nhất 01 tháng trước khi hợp đồng hết hạn.
2.2. Các dịch vụ Bên B và Bên A thống nhất áp dụng:
– Văn phòng làm việc gồm các phòng chức năng: Phòng làm việc, phòng họp, phòng tiếp khách, phòng vệ sinh.
– Đầy đủ các thiết bị điện tử gồm: 01 máy fax, 01 máy photocopy, 01 máy chiếu trong phòng họp.
– Các đồ dùng văn phòng khác: bàn ghế, giấy bút,..
– Có sẵn wifi, điện, nước nóng/lạnh, số di động…
– Nhân viên lễ tân trực điện thoại, bưu phẩm, thư từ, fax,… được gửi cho Bên A. Sau đó nhân viên lễ tân sẽ chuyển lại đến cho Bên A theo yêu cầu của Bên A.
-….
ĐIỀU 3. GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
3.1. Giá trị hợp đồng
Giá thuê văn phòng trong 01 tháng là: … (… Việt Nam đồng). Giá thuê đã bao gồm VAT, tiền điện, nước, wifi. Tổng số tiền mà Bên A phải thanh toán cho Bên B là … VNĐ (… Việt Nam đồng). Chi phí cụ thể được thống kê tại phụ lục kèm theo hợp đồng này.
Bên A phải đặt cọc cho Bên B số tiền …. (… Việt Nam đồng), tương đương với … tháng thuê nhà trong vòng 07 ngày kể từ ngày ký hợp đồng. Tiền đặt cọc sẽ được Bên B giữ lại trong suốt thời gian thuê hoàn trả cho Bên A sau khi hết thời gian thuê, để đảm bảo Bên A thực hiện theo điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng này.
Trong vòng 07 ngày kể từ khi Bên B bàn giao văn phòng cho Bên A thuê, Bên A phải thanh toán giá thuê trong 06 tháng đầu tiên. Sau đó, Bên B tiếp tục thanh toán giá thuê theo kỳ hạn 06 tháng một lần, trong vòng 3 ngày đầu tiên của lần thanh toán tiếp theo.
3.2. Phương thức thanh toán:
Bên A sẽ thanh toán cho Bên B bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng theo thông tin như sau:
- Tên tài khoản :
- Số tài khoản :
- Ngân hàng :
- Chi nhánh :
Trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, sau khi thanh toán, Bên A giữ lại biên lai để thông báo cho Bên B bằng email.
3.3. Trường hợp thanh toán chậm:
Bên A phải thanh toán chi phí đúng thời hạn và đầy đủ cho Bên B. Thời hạn thanh toán chậm tối đa là 03 ngày kể từ ngày phải thanh toán theo quy định trong hợp đồng. Sau ngày thứ 3 chậm thanh toán, Bên A phải chịu phạt lãi chậm thanh toán theo mức lãi suất tăng 1%/ngày chậm thanh toán và bồi thường nếu có thiệt hại theo quy định của pháp luật.
ĐIỀU 4. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN
4.1. Quyền và nghĩa vụ của Bên A:
Quyền của Bên A:
- Yêu cầu Bên B thực hiện đúng thỏa thuận trong hợp đồng;
- Được sử dụng cơ sở vật và các dịch vụ hai bên thỏa thuận cung cấp;
- Có quyền áp dụng chế tài và đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định pháp luật và của hợp đồng này;
- Các quyền khác theo quy định pháp luật.
Nghĩa vụ của Bên A:
- Thanh toán đầy đủ và đúng hạn cho Bên B theo quy định hợp đồng;
- Phải đặt lịch trước ít nhất 03 ngày khi muốn sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách;
- Tuân thủ các quy định của Bên B về thời gian làm việc, mục đích sử dụng phòng chức năng, cơ sở vật chất và trang thiết bị;
- Giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị và sử dụng tiết kiệm điện, nước.
- Không được chuyển nhượng hợp đồng hoặc cho cá nhân, tổ chức khác thuê lại trừ trường hợp Bên B đồng ý;
- Chấp hành các quy định về an nịnh trật tự và giữ gìn vệ sinh môi trường tại khu vực;
- Chịu trách nhiệm về sự hư hại và tổn thất của văn phòng trong thời gian thuê và phải bồi thường thiệt hại cho Bên B;
- Tự chịu trách nhiệm về tài sản của Bên A khi sử dụng văn phòng
- Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.
4.2. Quyền và nghĩa vụ của Bên B:
Quyền của Bên B:
- Yêu cầu Bên A thực hiện thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản phí theo Điều 3 của hợp đồng này;
- Yêu cầu Bên A bồi thường thiệt hại
- Có quyền áp dụng chế tài và đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định pháp luật và của hợp đồng này;
- Các quyền lợi khác theo quy định pháp luật.
Nghĩa vụ của Bên B:
- Cung cấp cho Bên A các dịch vụ theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng;
- Bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị cho thuê;
- Tạo điều kiện cho Bên A sử dụng thuận tiện các dịch vụ cung cấp;
- Nộp các loại thuế, chi phí điện, nước, wifi;
- Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.
ĐIỀU 5. PHẠT VI PHẠM VÀ BỒI THƯỜNG THIỆT HẠI
Nếu một bên vi phạm bất cứ điều khoản nào trong hợp đồng thì phải chịu mức phạt vi phạm theo thỏa thuận nhưng không quá 8% giá trị hợp đồng. Trường hợp không có thỏa thuận, mức phạt áp dụng cho mỗi hành vi vi phạm hợp đồng của bên vi phạm là 4% tổng giá trị hợp đồng. Nếu có thiệt hại xảy ra, bên vi phạm hợp đồng phải đồng thời bồi thường thiệt hại và xử lý hậu quả phát sinh để thực hiện được hợp đồng một cách tốt nhất.
ĐIỀU 6. THANH LÝ HỢP ĐỒNG.
6.1. Hợp đồng chấm dứt khi các bên hoàn thành quyền và nghĩa vụ với nhau và không có thỏa thuận khác.
6.2. Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên thỏa thuận được với nhau về việc chấm dứt hợp đồng, hợp đồng này sẽ chấm dứt kể từ thời điểm đạt được thỏa thuận giữa hai bên.
6.3. Hợp đồng chấm dứt khi một trong hai bên đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định của pháp luật và hợp đồng này.
ĐIỀU 7. ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG
7.1. Bên B có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp sau:
– Bên A chậm thanh toán cho Bên B quá 11 ngày, Bên B có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng với Bên A. Đồng thời, Bên A phải chịu phạt 8% tổng giá trị hợp đồng và bồi thường thiệt hại (nếu có).
– Bên A vi phạm các nghĩa vụ của mình mà Bên B đã nhắc nhở 03 lần về các vấn đề này nhưng Bên A không khắc phục và vẫn tiếp tục vi phạm.
7.2. Bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi đã nhắc nhở bằng văn bản 03 lần nhưng Bên B không khắc phục về các vấn đề sau:
– Bên B không tu sửa, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị đạt tiêu chuẩn như khi thỏa thuận ký kết;
– Quyền sử dụng văn phòng của Bên A bị Bên B hoặc bên thứ 3 hạn chế mà Bên A không được thông báo trước và thỏa thuận lại.
7.3. Các bên không được đơn phương chấm dứt hợp đồng trừ trường hợp pháp luật và thỏa thuận trong hợp đồng quy định khác. Trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng, Bên A phải thanh toán phần nghĩa vụ Bên B đã được thực hiện cho Bên B và các bên không phải tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ, trừ thỏa thuận về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp. Bên đơn phương chấm dứt hợp đồng phải bồi thường 8% tổng giá trị của hợp đồng này cho bên kia và bồi thường thiệt hại (nếu có), trừ trường hợp pháp luật và hợp đồng này cho phép được đơn phương chấm dứt hợp đồng.
7.4. Bên đơn phương chấm dứt hợp đồng phải thông báo cho bên còn lại trước trong vòng 03 ngày. Nếu thông báo chậm quá 03 ngày hoặc không thông báo sẽ bị phạt 3% tổng giá trị hợp đồng và phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại (nếu có).
ĐIỀU 8. SỰ KIỆN BẤT KHẢ KHÁNG
8.1. Nếu xảy ra sự kiện bất khả kháng, hai bên sẽ không bị coi là vi phạm hợp đồng nếu chứng minh được sự kiện bất khả kháng là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến hành vi vi phạm hợp đồng và toàn bộ thiệt hại xảy ra (nếu có thiệt hại).
8.2. Bên chịu ảnh hưởng bởi sự kiện bất khả kháng phải thông báo cho bên kia trong vòng tối đa 03 ngày kể từ khi sự kiện bất khả kháng tác động lên việc thực hiện hợp đồng. Nếu thông báo chậm quá 03 ngày hoặc không thông báo sẽ bị phạt 3% tổng giá trị hợp đồng và phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại (nếu có).
ĐIỀU 9. GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
Mọi tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ được giải quyết bằng thương lượng, hòa giải. Trường hợp thương lượng, hòa giải không thành, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền.
ĐIỀU 10: HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG
Hợp đồng này có hiệu lực pháp lý từ ngày …… tháng …. năm ……. Đến ngày …… tháng ….. năm ……
Hợp đồng được lập thành ………. (………..) bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A Chức vụ (Ký tên đóng dấu) | ĐẠI DIỆN BÊN B Chức vụ (Ký tên đóng dấu) |
Trên đây là đầy đủ mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo theo đúng quy định của Pháp luật. Trước khi đặt bút ký hợp đồng, bạn cần kiểm tra lại xem hợp đồng đó đã đúng với mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo hay chưa, có dập xóa hay có điều khoản nào còn mập mờ khó hiểu không.