Dịch vụ thuê máy in màu ra đời và phát triển tỉ lệ thuận với tốc độ thành lập mới của các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay đa phần các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn tiếp tục in trắng đen vì chi phí in màu đắt đỏ. Tại Print Logic, chúng tôi giúp khách hàng xóa bỏ rào cản chi phí đó bằng một giải pháp đơn giản: Sử dụng dịch vụ thuê ngoài sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều chi phí khi đầu tư ban đầu cùng khá nhiều chi phí liên quan.
Lý do dịch vu cho thuê máy in ngày càng thu hút khách hàng doanh nghiệp
Khi bạn tìm trên Google với từ khóa “cho thuê máy in” thì thường sẽ có các bài hướng dẫn lướt qua vài thông tin và sau đó chèn các liên kết giới thiệu về dịch vụ, quảng cáo bán hàng sản phẩm chứ không đầy đủ nội dụng lợi ích của việc thuê máy này.
Với những thông tin sau đây, bài viết sẽ cắt giảm sự ảnh hưởng quảng cáo và chỉ đưa ra các dữ liệu và lợi ích để bạn có thể hiểu và quyết định những gì có ý nghĩa nhất cho hướng lựa chọn của bạn.
A. Các loại hợp đồng cho thuê thiết bị kinh doanh
Nếu mua một thiết bị mới thì thật quá dễ dàng, bạn chỉ cần trả tiền > nhận hóa đơn > sau đó nhận thiết bị là xong. Nhưng thuê thiết bị thì bạn phải hiểu rõ các ràng buộc trong hợp đồng để tránh những rủi ro không đáng có.
Hiện nay, có hai loại hình cho thuê thiết bị kinh doanh chính là: “Hợp đồng thuê hoạt động” và “Hợp đồng thuê vốn”.
1. Hợp đồng thuê hoạt động
Thường thì các doanh nghiệp lựa chọn hợp đồng thuê hoạt động (hợp đồng thuê giá trị thị trường) bởi vì nó có mức thanh toán hàng tháng thấp hơn hợp đồng thuê vốn.
Khi một doanh nghiệp muốn hợp đồng cho thuê máy in thì họ chủ yếu thuê một thiết bị, vì vậy tài sản không bao giờ được thêm vào bảng cân đối của bên thuê. Khi hợp đồng thuê kết thúc, bên thuê có quyền mua lại sản phẩm đã thuê nhưng chi phí mua lại sẽ được tính bởi bên cho thuê dựa trên các điều khoản thỏa thuận như: Khấu hao, hao mòn, công nghệ mới và nhu cầu thị trường…
Nói chung, hợp đồng thuê hoạt động có ý nghĩa nhất đối với các doanh nghiệp không muốn sở hữu hẳn một máy in về lâu dài mà muốn thuê ngắn hạn theo hợp đồng rồi có thể sẽ đổi thuê những sản phẩm đời mới khác.
2. Hợp đồng thuê vốn
Hợp đồng thuê vốn là ít phổ biến hơn và ít được các doanh nghiệp lựa chọn hơn. Khi một doanh nghiệp được thuê vốn cho một thiết bị, nó giống như một khoản vay hơn tiền thuê. Do đó, tiền lãi và khoản thanh toán gốc được trả sẽ hướng tới chi phí của thiết bị và đặt vào chi phí trong bảng cân đối của bên thuê. Tỷ lệ hàng tháng cho thuê vốn cao hơn, bởi vì 100% chi phí của thiết bị đều được tài trợ.
Tuy nhiên, hợp đồng cho thuê vốn cũng có ưu điểm là sẽ có thể mua đứt sản phẩm về sau, bởi vì chi phí mua lại được quy định trong hợp đồng tại thời điểm ký kết. Nói chung, hợp đồng thuê vốn có ý nghĩa nhất đối với các doanh nghiệp muốn mua và sở hữu thiết bị nhưng không muốn chi trả trước một lượt chi phí mua hàng này.
B. Lợi ích của việc thuê máy
1. Tránh lãng phí thời gian
Thuê thiết bị là một cách dễ dàng để tránh tình trạng sử dụng sản phẩm lỗi thời do mua về và sử dụng quá lâu, đó là một mối quan tâm lớn đối với một số công ty. Các doanh nghiệp chỉ yêu cầu chức năng máy in cơ bản thì thường ít bị ảnh hưởng bởi sản phẩm lỗi thời, mà thường là các doanh nghiệp sử dụng máy in chủ yếu dựa vào các tính năng chuyên dụng, công nghệ cao gặp phải.
2. Chi phí trả trước thấp
Việc thuê thiết bị không chỉ cho phép các doanh nghiệp có được máy in với chi phí trả trước thấp mà nó còn giúp bảo vệ vốn hoạt động. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ có mức tín dụng hạn chế và muốn tránh sử dụng khi chưa thực sự tối quan trọng lắm thì phương án “thiết bị cho thuê” là một cách để làm điều đó.
3. Hạn chế được vấn đề rắc rối về sau mua hàng
Khi một công ty thuê máy in sẽ không gặp phải những rắc rối trong việc đổi trả hàng và thường thì các công ty có đội ngũ nhân viên IT nhưng hạn chế thường chọn giải pháp thuê máy để tránh việc phải tự bảo trì, bảo dưỡng máy móc. Việc thuê thiết bị trở nên thuận tiện hơn vì hầu hết các nhà cung cấp thiết bị đều có kế hoạch bảo trì máy móc (có thể được bao gồm trong hợp đồng cho thuê hoặc trả tiền riêng).
C. Hạn chế của việc thuê máy in
1. Đắt hơn mua trả trước
Thiết bị cho thuê sẽ không còn là một hoạt động kinh doanh nếu nó không mang lại lợi nhuận, lý do việc cho thuê có lợi nhuận là do người thuê sẽ phải trả lãi. Khi hết hạn thuê, hầu hết người thuê sẽ phải trả nhiều hơn giá trị thực tế của thiết bị cho thuê. Giống việc hiện nay mọi người mua trả góp các thiết bị công nghệ cũng vậy mà phải không?
Ngoài ra, bạn cần lưu ý thêm là trong hợp đồng có điều khoản mua luôn thiết bị thuê về sau và điều khoản có bảo trì máy không nhé. Vì những việc này sẽ làm bạn chi trả nhiều chi phí hơn nữa nếu không để ý đến nhé.
2. Bị ràng buộc bởi những điều khoản hợp đồng
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập thì bị ràng buộc vào một hợp đồng thuê máy in có thể là có nhiều hạn chế. Vì khi các doanh nghiệp có thay đổi nhân sự hoặc nhu cầu in ấn thì có thể một máy in đã được cho thuê trước đó không còn phù hợp nữa nhưng đã hợp đồng rồi thì làm sao thay đổi ngay được. Ví dụ khi thuê máy công ty chỉ tính toán có 10 nhân viên dùng, còn bây giờ số người àm việc lên đến 75 người sẽ “kẹt phà” mất.
Tương tự, ví dụ một số chủ doanh nghiệp nhỏ đánh giá quá cao những nhu cầu họ cần trong một máy in nhưng thực tế thì kết thúc bằng việc thuê một thứ đắt tiền mà không cần thiết vì dùng không có hết các chức năng trong đó.
D. Lợi ích của việc mua thiết bị trả trước hoàn toàn
Ít tốn kém: Chi phí mua một máy in gần như luôn luôn rẻ hơn là đi thuê và các công ty muốn giảm thiểu số tiền lãi suất phải trả cho hàng hoá, dịch vụ sẽ thường chọn giải pháp mua mà bỏ qua việc đi thuê.
Thu hồi vốn:Mặc dù máy in là một tài sản mất giá nhưng một máy in đã sử dụng có thể bán được nếu không còn cần thiết nữa, trong khi đó máy in được thuê không thể bán.
Không có hợp đồng:Khi một công ty mua một máy in, họ không bị ràng buộc vào một hợp đồng với nhà cung cấp bên thứ ba.
Bảo trì linh hoạt:Máy in cho thuê là tài sản của bên cho thuê, thông thường nghĩa là bên thuê không được phép thực hiện bất kỳ hình thức bảo dưỡng nào theo hợp đồng. Điều này đặt người thuê dưới sự kiểm soát của bên cho thuê khi mọi thứ không được xảy ra ngoài ý muốn. Ngược lại, khi mua thiết bị hoàn toàn thì người chủ sở hữu có thể cài đặt hay sử dụng ngay lập tức mà không phải do dự hoặc chờ được chấp thuận từ bất kỳ ai.
E. Những hạn chế của việc mua thiết bị trả trước hoàn toàn
Chi phí ban đầu:Chi phí mua máy in hoàn toàn là quá nhiều và đối với một số doanh nghiệp cần sử dụng các máy in cao cấp phục vụ công việc thì thường họ sẽ đi thuê chứ không phải mua vì máy móc có thể tốn hàng ngàn đô la rồi còn tốn kém trong việc sửa chữa.
Chi phí thay thế: Khi máy in đã mua bị lỗi thời hoặc không còn hoạt động đúng chức năng, thì doanh nghiệp sở hữu sẽ tốn thêm khoản tiền thay thế máy in đó. Loại chi phí bất ngờ này liên quan đến việc hao mòn (cũng như lỗi thời) là không mong muốn đối với một số chủ doanh nghiệp.
Cứng nhắc tiêu chuẩn nhất quán:Các công ty có nhiều chi nhánh đôi khi chọn việc thuê thiết bị bởi vì nó dễ dàng duy trì các tiêu chuẩn giống nhau ở mọi nơi. Khi các lựa chọn mua hàng không được giống nhau, các chi nhánh khác nhau có thể sẽ phải chịu chi phí và nhận được sản phẩm với mức độ công nghệ khác nhau.
F. Ý nghĩa về thuế của việc cho thuê và mua máy in
Thuế cho cả trường hợp máy in mua hay máy thuê cũng là điều rất quan trọng mà bạn cần lưu ý. Máy in đang khấu hao tài sản, có thể được khai thuế nhưng nhiều hợp đồng thuê thiết bị cũng có thể được kê khai. Cả hai trường hợp máy in cho thuê hoặc sở hữu đều thuộc khoản khấu trừ phần 179 khi các công ty nộp thuế. Vậy nên tốt nhất doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến với kế toán trước khi đưa ra quyết định cuối cùng về việc mua hay thuê ngoài.