Chọn được văn phòng cho thuê ưng ý, tiến hành làm hợp đồng cho thuê văn phòng là bước thiết yếu. Vậy khi soạn thảo hay trước khi quyết định ký kết hợp đồng thuê văn phòng cần chú ý đến những vấn đề gì? Hãy cùng King Office điểm qua 9 điểm quan trọng sau đây!
1. Diện tích thuê/cho thuê và địa điểm
Yếu tố cần lưu ý đầu tiên trong hợp đồng cho thuê là diện tích văn phòng cụ thể là bao nhiêu, thông thường các tòa nhà/cao ốc văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính chi phí thuê dựa trên diện tích sử dụng thực tế của khách thuê. Vậy cần xem xét diện tích văn phòng bạn thuê và trả chi phí sẽ tính dựa theo diện tích thuê được đo theo phương pháp nào.
Có 3 phương pháp đo diện tích phổ biến thường gặp sau:
- Đo theo tim tường và vách xung quanh văn phòng.
- Đo thông thủy, trong lòng diện tích văn phòng.
- Đo theo vách bao quanh văn phòng và mép ngoài của tường.
Trong đó phương pháp đo theo thông thủy thường ít hơn diện tích xây dựng (mép ngoài của tường) từ 3-5%. Vì thế bạn cần chú ý đo lại diện tích chính xác trước khi ký hợp đồng.
2. Điều kiện gia hạn và thời gian thuê
Về thời gian thuê văn phòng trong hợp đồng cần xem xét kỹ lưỡng các mốc thời gian sau:
– Ngày hợp đồng bắt đầu có giá trị hiệu lực và bên thuê tính phí là ngày nào. Có tính thời gian chờ xây sửa, trang trí nội thất vào hợp đồng hay không…
– Khi thời hạn thuê văn phòng sắp hết thì thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Thông báo trước đó thời gian khoảng bao lâu…là những vấn đề cần nêu rõ trong hợp đồng.
3. Chi phí thuê văn phòng và điều khoản giá thuê
– Chi phí thuê văn phòng ngoài khoản chi phí mặt bằng thì khách thuê thường phải trả thêm các khoản vào phí dịch vụ, tiện ích tòa nhà như: An ninh, vệ sinh, lễ tân, hệ thống chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, nước, vận hành thang máy, chăm sóc cây xanh, diệt côn trùng…
Cần lưu ý phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền đỗ ô tô, xe máy, tiền điện trong diện tích thuê…Ngoài ra một số tòa nhà hiện nay cho miễn phí số lượng xe nhất định (1-2 chiếc) tương ứng với diện tích sàn văn phòng.
Thêm nữa các khoản phí phát sinh khác thường thấy khi thuê văn phòng như: tiền điện theo các bậc – mức tiêu thụ, thời gian làm ngoài giờ…
4. Tiền tệ thanh toán và điều khoản thanh toán
Dù pháp luật hạn chế những giao dịch trong nước có sử dụng USD nhưng hiện nay có không ít tòa nhà/cao ốc sử dụng USD để tính. Bởi giá USD/VNĐ thường không ổn định nên các hợp đồng phải quy định cụ thể sẽ tính theo loại tiền tệ nào, phụ lục các điều khoản về biến động tỉ giá sẽ thay đổi theo như thế nào (nếu có).
5. Trách nhiệm của bên cho thuê văn phòng
Cần nêu rõ trách nhiệm của bên dịch vụ cho thuê như:
– Đảm bảo tính pháp lý của văn phòng.
– Bàn giao mặt bằng, văn phòng.
– Xử lý các sự cố phát sinh hay vấn đề của văn phòng mà không thuộc lỗi của bên thuê…
6. Điều khoản về sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị & nhà…
Đừng quên liệt kê rõ điều khoản trên vào hợp đồng thuê văn phòng vì trong quá trình sử dụng văn phòng, chắc chắn sẽ phát sinh liên quan các vấn đề bảo dưỡng – sửa chữa văn phòng, và bên nào sẽ là người chịu thanh toán? Chi phí tính như thế nào?…
7. Điều khoản khi chấm dứt hợp đồng
Vấn đề này tuy khá tế nhị nhưng cần có trong hợp đồng, thông thường chấm dứt hợp đồng sẽ có nhiều trường hợp:
– Hết hạn hợp đồng và một số trường hợp khách quan hay bất khả kháng khác.
– Nếu quá trình thực hiện và hợp đồng chấm dứt trước thời hạn bởi các lý do khác thì bên thuê nên sử dụng Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng nhằm tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền cọc một cách hợp lý.
8. Nêu rõ cam kết chung và hiệu lực của hợp đồng
Như đã đề cập, hai bên cần thỏa thuận thời gian có hiệu lực của hợp đồng rõ ràng và các cam kết chung.
—————————————
Để biết thêm thông tin về các tòa nhà cho thuê, vui liên hệ trực tiếp với KingOffice theo Hotline 0902.3222.58.
KINGOFFICE sẽ đến tận văn phòng tư vấn và có xe đưa đón quý khách hàng đi xem văn phòng.
Quý khách hàng sẽ được miễn phí hoàn toàn dịch vụ khi liên hệ với chúng tôi.