Quản lý hiệu quả chi phí in ấn

Chi phí in ấn là một khoản tiền à bạn pải chi trả hàng tháng cho việc sử dụng máy in, nó có thể tăng lên hay giảm xuống phụ thuộc khá nhiều vào thói quen sử dụng cũng như khối lượng in ấn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn có cách để chúng ta kiểm soát tốt loại chi phí này nhằm mang đến lợi ích tốt nhất cho việc kinh doanh của bạn.

Chi phí để vận hành máy in

Nhiều người lầm tưởng rằng, chi phí đầu tư một chiếc máy in là chi phí in ấn. Điều này hoàn toàn sai, bởi chi phí in ấn là một khoản chi phí bao gồm các khoản phí phải trả cho công việc in ấn.

Cụ thể, chi phí này sẽ gồm có: Chi phí trang in là số tiền bạn phải trả trên mỗi một trang giấy in, trong đó gồm có giá mỗi tờ giấy, tiền mực in, tiền điện và thậm chí là các khoản chi phí liên quan đến bảo dưỡng, sửa chữa máy in nữa.

Vì sao bạn nên có một giải pháp quản lý in ấn

Câu trả lời cho vấn đề này khá đơn giản, đó chính là tiết kiệm được nhiều tiền hơn. Theo các số liệu nghiên cứu vào năm 2015, các doanh nghiệp trên thế giới có thể tiết kiệm tới 2,5 tỷ USD nếu như họ có những giải pháp in ấn tốt.

Nghe có vẻ điên rồ, nhưng bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm được một khoản nếu như bạn kiểm soát được chi tiêu trong bất kỳ vấn đề nào chứ không riêng gì việc in ấn.

Thay đổi thói quen sử dụng máy in

Có thể bạn không chú ý, nhưng các thói quen in ấn hằng ngày có tác động trực tiếp đến chi phí in ấn và bạn hoàn toàn có thể kiểm soát tốt cũng như tiết kiệm được nhiều tiền hơn nếu như thay đổi một chút thói quen sử dụng máy in ở doanh nghệp của mình

Lựa chọn thuê máy in thay vì mua mới

Thoạt nghe qua bạn sẽ cảm thấy hơi vô lý, vì nếu tính ra số tiền để thuê máy đôi khi sẽ cao hơn số tiền mua máy mới. Nhưng nếu như tính toán kỹ hơn, bạn sẽ thấy rằng tổng số tiền để thuê máy in sẽ rẻ hơn rất nhiều so việc mua một chiếc máy in mới rồi sau đó phải tự sửa chữa, thay mực, bảo dưỡng khi máy gặp vấn đề.

Các dịch vụ cho thuê máy in ngày nay đã có nhiều chính sách ưu đãi cho khách hàng của họ, ví dụ như bạn có thể thoải mái nâng cấp lên một chiếc máy in công suất lớn hơn, đa chức năng hơn nếu công việc thật sự cần thiết mà phí chênh lệch không quá cao.

Các khoản chi phí như thay mực in, vệ sinh máy hay sửa chữa máy đều được bên cho thuê hỗ trợ. Đặc biệt, đối với các dịch vụ cho thuê máy in tốt, các kỹ thuật viên sẽ hỗ trợ bạn rất nhanh chóng tránh làm gián đoạn công việc hiện tại.

Một điều quan trọng nữa, các loại chi phí cố định sẽ luôn luôn tốt hơn các chi phí phát sinh. Giúp cho bạn chủ động hơn trong việc cân đối tài chính của doanh nghiệp.

Lựa chọn các phương pháp in ấn tiết kiệm

Sử dụng các loại máy in có chức năng tắt mở tự động sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được năng lượng. Từ đó, cắt giảm được khá nhiều chi phí phải trả cho hóa đơn điện.

Sử dụng các font chữ giúp tiết kiệm mực in. Ứng với mỗi loại font chữ khác nhau, sẽ có những lượng mực nhất định được sử dụng để in. Do đó, bạn nên đồng nhất cho cả công ty về một font chứ nào đó. Như vậy, vừa giúp bạn tiết kiệm cũng như kiểm soát chi phí in ấn được tốt hơn.

Sử dụng máy in đa năng thay cho các loại máy đơn năng. Thông thường, các doanh nghiệp ngoài việc in thì scan, fax, photo tài liệu cũng là những việc cần dùng nhiều đến máy móc. Thay vì sử dụng mỗi máy cho một chức năng, bạn có thể trang bị một chiếc máy tất cả trong một để sử dụng.

Các loại máy in có kết nối wifi cũng là một lựa chọn hợp lý, bởi chúng cắt giảm được kha khá công đoạn từ kết nối cho đến lúc cho ra bản in. Ngoài ra, các loại máy in này sẽ giúp bạn kiểm tra thói quen in ấn của các nhân viên từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp nhất cho tác vụ in ấn.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý in ấn được cung cấp từ nhà sản xuất hoặc các bên thứ 3 để tiện theo dõi hơn, cũng như giúp cho việc quản lý quá trình sử dụng máy in ở doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

Dịch vụ cho thuê máy in chuyên nghiệp

Trên đây, PrintLogic vừa gửi đến bạn một số giải pháp để quản lý việc in ấn hiệu quả. Nếu bạn vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn

Chúng tôi là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê máy in. Không chỉ vậy, PrintLogic còn cung cấp đến cho quý khách hàng các giải pháp quản lý in ấn hiệu quả và tiết kiệm.

Ngay khi ký kết hợp đồng, chúng tôi sẽ đưa ra cho bạn các kế hoạch sử dụng máy in ngắn hạn hoặc dài hạn tùy mục tiêu của công ty, ngoài ra chúng tôi sẽ hỗ trợ thiết lập hệ thống in ấn hiệu quả và tối ưu nhất cho khách hàng của mình.